Cách lên timeline cho chương trình chuyên nghiệp nhất

Tổ chức sự kiện là hoạt động đang ngày càng phổ biến trong cuộc sống. Đây chính là cơ hội quảng bá, giới thiệu tên tuổi của nhiều doanh nghiệp tới khách hàng. Tuy nhiên, để có được một chương trình hoàn thiện, bạn cần thực hiện cách lên timeline cho chương trình để đạt hiệu quả hơn. Vậy cụ thể công đoạn tổ chức sự kiện cần tiến hành như thế nào? Các bạn hãy tìm hiểu thông qua những thông tin được Truyền Thông Thành Phố chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Định hình sự kiện

Thực tế thì nhiều đơn vị hiện nay vẫn nhầm lẫn giữa một số loại hình sự kiện khác nhau. Điển hình như là lễ khai trương và lễ khánh thành. Điều này cũng đã gây ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tổ chức bởi có xác định chính xác về hình thức của sự kiện thì bạn mới biết cách lên timeline cho chương trình tạo một kịch bản chương trình sao cho hợp lý, thành công nhất.

Do đó, khi tiến hành tổ chức sự kiện bạn phải là định hình được loại sự kiện. Các bạn cần phải nghiên cứu trước các hình thức sự kiện hiện nay đã và đang được tổ chức. Để có thể xác định được chương trình phù hợp nhất với mục đích mà bạn hướng tới. Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với một số đơn vị, công ty chuyên tổ chức sự kiện. Điển hình như công ty Truyền Thông Thành Phố, để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn về vấn đề này.

Cách lên timeline cho chương trình luôn hiệu quả

Timeline không chỉ là một bản danh sách thật dài cùng với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê các công việc chủ yếu. Thời gian thực hiện được miêu tả một cách cụ thể và dễ dàng nắm bắt. Sau đây là các bước giúp cho bạn tổ chức sự kiện nhanh và hiệu quả.

Bước 1: Tạo timeline mẫu

Những nhà tổ chức sự kiện sử dụng bất kì phần mềm nào tiện lợi để lưu trữ một timeline mẫu sao cho timeline mẫu chuẩn nhất. Để lấy timeline đó làm timeline mẫu cho mỗi khi làm tổ chức sự kiện diễn ra. Người tổ chức sự kiện vừa tiết kiệm thời gian vừa đạt hiệu quả công việc cao hơn.

Bước 2: Thiết lập nội dung timeline

Nếu như chương trình mà người tổ chức sự kiện thực hiện là một dự án nhỏ thì timeline chủ yếu là những công việc cần thực hiện và các cột mốc quan trọng cần phải làm, thời gian giới hạn cho từng công việc.

Nếu người tổ chức sự kiện có một dự án phức tạp thì timeline phải đòi hỏi chi tiết thể hiện được sự ảnh hưởng của từng công việc với nhau.

Bước 3: Đặt deadline cho hạng mục công việc

Bạn phải xác định rõ ngày bắt đầu của dự án tổ chức sự kiện và xác định mỗi công việc nhỏ sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Khi chia nhỏ những việc trong timeline và deadline cho từng hạng mục thì người tổ chức sự kiện dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc hơn.

Cách lên timeline cho chương trình với top 3 mẫu Timeline tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được nhiều người sử dụng

1. Timeline Single-Task

Timeline Single task chính là một trong các cách lên timeline cho chương trình khá đơn giản. Loại này được thể hiện các mốc thời gian cụ thể và một nhiệm vụ theo một quy trình cố định. Timeline Single-Task được sử dụng hiệu quả cho một nhiệm vụ riêng trong sự kiện, lên thời gian biểu cho hội nghị, cuộc họp, hội thảo,… Có thể sử dụng nhiều lần với các sự kiện mang tính lặp lại.

2. Timeline Multi-Task

Trong một trong các sự kiện sẽ có rất nhiều nhiệm vụ cần phải tiến hành song song, mỗi nhiệm vụ có thời gian bắt đầu và deadline riêng. Việc ghép những Timeline Single-task cùng với nhau theo dòng thời gian sẽ giúp bạn có một Timeline Multi-tasks. 

Yêu cầu một Timeline Multi-tasks chuẩn đòi hỏi kết hợp hoàn hảo những nhiệm vụ để thấy được tính phối hợp toàn diện nhất, và để cho người đọc dễ dàng tiếp cận.

3. Checklist tổ chức sự kiện

Check-list là một bảng tổng hợp để theo dõi, giúp cho bạn có thể kiểm soát được những công việc đã hoàn thành. Đây là bản tóm tắt các khâu cần thực hiện trong kế hoạch chương trình sự kiện của bạn. Checklist tổ chức sự kiện sẽ liệt kê những đầu việc rất ngắn gọn, có các ô trống nhỏ trước mỗi dòng để bạn đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành.

Trên đây là những thông tin về cách lên timeline cho chương trình mà chúng tôi đã chia sẻ đến cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM hãy liên hệ với Truyền Thông Thành Phố thông qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com;”>để nhận tư vấn và hỗ trợ.