Cách thức, quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Có thể nói dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói là một trong những ngành dịch vụ đang rất phát triển trong thời gian gần đây. Để thu hút được khách hàng, rất nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đang càng ngày càng nâng cao chất lượng của mình. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp, hãy cùng tìm hiểu xem dịch vụ tổ chức tiệc trọn gói bao gồm những gì?

Tổ chức sự kiện trọn gói thành công như thế nào?

Một sự kiện được xem là thành công sẽ được thể hiện qua:

 

• Hiệu quả trong việc triển khai hoạt động xuất sắc

 

Để biến một sự kiện từ những kế hoạch ở trên bản thảo thành hiện thực là một quá trình cộng hưởng vô cùng phức tạp, đòi hỏi có sự kết hợp ăn ý của một bộ máy tổ chức chuyên nghiệp, từ những người làm nên ý tưởng, thiết kế, sản xuất đến ekip lắp đặt, nhân sự triển khai cũng như đạo diễn chương trình…

Việc chuẩn bị đầy đủ các Timeline, Checklist, theo dõi từng chi tiết tỉ mỉ, sẵn sàng những kế hoạch quản lý rủi ro và phương án dự phòng sẽ đảm bảo cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ đến mức hoàn hảo, tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí thực hiện.

 

• Hiệu quả trong việc phối hợp truyền thông tạo nên sự lan tỏa

 

Tổ chức sự kiện thường được sử dụng như là một điểm nhấn trong kế hoạch truyền thông tích hợp. Nhiệm vụ của những sự kiện là tạo ra các tư liệu, làm phong phú thêm cho hoạt động truyền thông, nhằm tối ưu hóa sự lan tỏa các thông điệp của các chiến dịch truyền thông.

Một kế hoạch truyền thông đi kèm event đều gồm 3 giai đoạn: Pre-event, In-Event, Post-Event để tạo được hiệu ứng mạnh mẽ với thị trường và cộng đồng khách hàng mục tiêu.

Cần chuẩn bị những gì trước khi sự kiện diễn ra?

• Xác định được chủ đề sự kiện
• Xây dựng nên kế hoạch tổng thể
• Nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến buổi sự kiện
• Chuẩn bị tốt đội ngũ nhân sự cho việc tổ chức sự kiện
• Lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện
• Xác định rõ thời gian tổ chức
• Tính toán kỹ chi phí và ngân sách cho sự kiện
• Lên danh sách các khách mời tham dự sự kiện
• Chuẩn bị thư mời và gửi thư đến các khách mời
• Thiết lập, tìm kiếm các đối tác truyền thông cùng tổ chức event chuyên nghiệp.

Những trang thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện trọn gói

• Hệ thống âm thanh luôn được đặt lên hàng đầu. Nó đóng vai trò rất quan trọng, giúp cho không khí sự kiện luôn được náo nhiệt, sôi động với âm nhạc. 
• Hệ thống ánh sáng: thường được dùng nhằm tăng thêm phần sinh động, tăng mức độ quy mô hoành tráng của event. Ngoài ra, ánh sáng còn được dùng để phục vụ cho biểu diễn nghệ thuật trong sự kiện.
• Nếu sự kiện của bạn tổ chức ở không gian ngoài trời thì không thể thiếu những nhà giàn, dụng cụ che nắng che mưa cho khách mời khi thời tiết thất thường.
• Sân khấu được coi là trung tâm không gian sự kiện dù trong nhà hay ngoài trời, nơi diễn ra các hoạt động chính sự kiện. Vị trí sân khấu thường được chọn ở khu vực trung tâm của khu vực tổ chức, nơi mà tất cả quan khách, khách mời dễ dàng quan sát được.
• Thiết bị sự kiện màn hình led: đây là sản phẩm công nghệ cao đang được ưa dùng trong tất cả mọi sự kiện hiện nay với quy mô lớn nhỏ khác nhau.
• Máy quay, thiết bị chụp ảnh chuyên dụng: được dùng để ghi lại những khoảnh khắc đẹp trong buổi event của bạn.

Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Ở bất cứ sự kiện nào cũng cần có một quy trình tổ chức chuẩn chỉnh. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát tốt được tiến độ và đảm bảo hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện trọn gói được nhiều đơn vị áp dụng:

• Xác định các mục tiêu mà sự kiện muốn hướng tới
• Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
• Xây dựng kế hoạch để tổ chức sự kiện
• Viết kịch bản sự kiện
• Thiết lập ngân sách để tổ chức sự kiện. Chú ý: cần phải có những khoản dự trù thêm cho một số chi phí có thể phát sinh. 
• Xác định được danh sách khách mời tham dự sự kiện
• Gửi thư mời đến với khách mời tham dự
• Kiểm tra lại địa điểm tổ chức, tránh những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn
• Thiết lập ban tổ chức, đội ngũ nhân sự để chạy chương trình
• Phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Kiểm tra lại nhà cung ứng thiết bị, trước ngày sự kiện sắp diễn ra
• Ký kết hợp đồng cùng đơn vị truyền thông tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Lưu ý gì khi chọn một công ty tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp?

Dưới đây là những điều cần lưu ý để bạn có thể lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp:

• Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện đã có kinh nghiệm lâu năm
• Quan sát phong cách làm việc của đội ngũ nhân sự làm sự kiện
• Chú ý hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện có tiến tiến, hiện đại hay không
• Tham khảo những sự kiện mà đơn vị đó đã tổ chức trước đó
• Lựa chọn đơn vị có chi phí phù hợp với doanh nghiệp mình.

Hy vọng với những gợi ý trên đây, bạn sẽ tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện như ý muốn! Hãy đến với Công ty TNHH Dịch vụ Truyền thông Thành Phố hoặc liên hệ qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com để biết thêm thông tin chi tiết nhé!