Điểm danh các thiết bị sự kiện cần thiết trong tổ chức sự kiện

Đối với một người làm event chuyên nghiệp thì không chỉ cần có một yếu tố nội tại của con người như tính sáng tạo, sự cẩn thận, chịu khó,… mà họ cũng cần có sự hỗ trợ từ bên ngoài như đồng nghiệp, cộng tác viên, đối tác và đặc biệt không thể thiếu các thiết bị sự kiện cần thiết như âm thanh, ánh sáng… Yếu tố này sẽ giúp công việc của bạn nhẹ nhàng và có hiệu quả tốt hơn trong quá trình tổ chức sự kiện. Hôm nay, Truyền Thông Thành Phố xin giới thiệu đến các bạn những thiết bị cần thiết hiện nay khi tổ chức sự kiện.

Các thiết bị sự kiện cần thiết dùng trong khâu setup và thi công

Đa phần, chúng ta thường bỏ quên những dụng cụ setup nhỏ gọn, nhưng lại vô cùng cần thiết trong quá trình dàn dựng chuẩn bị cho sự kiện như dao, hay kéo, dây kết nối máy tính tới các thiết bị, thước dây…

Những người làm sự kiện nên biết cách phân công những công việc cần làm cho những bộ phận cá nhân hay những cá nhân để dễ dàng quản lý và tránh những trường hợp không mong muốn.

Thiết bị sự kiện chuyên dụng

Thiết bị này luôn đi kèm với những sự kiện dù là quy mô lớn hay nhỏ. Các thiết bị rất cần thiết cho việc đăng ký và nhận phòng của khách.

Thiết bị sẽ gồm có máy tính xách tay, máy tính bảng, máy quét và máy in, máy ảnh, máy bộ đàm… đều là những thiết bị rất cần thiết để tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào mỗi sự kiện, mà những thiết bị sẽ được lựa chọn để phù hợp với sự kiện đó.

Thiết bị âm thanh

Chắc hẳn khi nói đến thiết bị âm thanh, mọi người chỉ nghĩ đến những chiếc micro phát ra âm thanh và tưởng chừng như nó rất dễ dàng để phát ra âm thanh hay. Nhưng không chỉ dừng ở đó, muốn có được những âm thanh hay và thực sự có chất lượng thì cần phải kết hợp rất nhiều yếu tố như những người chỉnh âm thanh, loa…

Hệ thống âm thanh sẽ giúp cho sự kiện của bạn thêm phần sôi động, cuốn hút và sẽ góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện.

Thiết bị ánh sáng

Ánh sáng là một trong những hạng mục quan trọng tạo nên sự thành công của sự kiện. Các kỹ thuật viên ánh sáng phải nắm được được các vị trí có thể treo đèn được. Nếu như sân khấu nằm trong hội trường thì phải tìm hiểu trước vị trí treo đèn, sân khấu ngoài trời phải tìm được vị trí sắp đặt các loại dàn khung treo đèn như dàn đầu, dàn hậu, dàn cánh gà…

Các thiết bị ánh sáng sẽ tạo nên những màu sắc độc đáo, huyền ảo giúp khung cảnh của sự kiện trở nên đa màu sắc và lấp lánh hơn.

Các thiết bị sự kiện hành chính

Giấy tờ, bút thước là những thiết bị vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Trong số đó phải kể đến:

• Giấy ghi chú: Có thể sử dụng khi cần lưu lại các thông tin hoặc cần trao đổi trong một số trường hợp gấp khi diễn ra chương trình.
• Sổ ghi lại các thông tin quan trọng như là chi phí, quy trình setup các vật dụng,…
• Kịch bản chương trình: một kịch bản hay và chi tiết bao gồm quy trình tổ chức event rõ ràng, các hoạt động chính và phụ, thời điểm các nhân vật quan trọng sẽ xuất hiện,… Kịch bản này cần được in ra nhiều bản từ MC cho đến các thành viên trong ban tổ chức và bộ phận âm thanh, ánh sáng.

Các thiết bị sự kiện cần thiết cho cá nhân

Người tổ chức sự kiện cần chuẩn bị tốt tất cả các trường hợp xấu có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện. Chẳng hạn như:

• Các dụng cụ y tế gồm có các loại thuốc cảm, hay dầu gió, thuốc sát trùng thông thường để tránh trường hợp ngất xỉu, bị thương,…
• Áo mưa và mắt kính,… để sử dụng trong trường hợp tổ chức tiệc ngoài trời để phòng khi thời tiết thay đổi
• Đồ ăn và đồ uống phù hợp
• Kim, chỉ và kim băng phòng khi trang phục biểu diễn hoặc vật gì đó bị rách thì may vá lại.

Số lượng thiết bị sự kiện cần thiết chuẩn bị cho sự kiện

Mỗi sự kiện khác nhau sẽ dùng những thiết bị khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu, tính chất sự kiện mà bạn tổ chức để chọn những trang thiết bị cần thiết cho sự kiện.

Với kích thước mỗi thiết bị thì sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ cũng sẽ ảnh hưởng đến số lượng của thiết bị. Vì vậy, bạn cần tìm hiểu nơi tổ chức sự kiện trước vài ngày để có thể chọn số lượng thiết bị tương ứng, tránh trường hợp thiếu trang thiết bị.

Nhìn chung, khi tổ chức sự kiện bạn nên chuẩn bị thật kỹ càng về các thiết bị sự kiện cần thiết để tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và thành công nhất. Khi chọn thiết bị nhiều hay ít thì cũng tùy thuộc vào tình hình và sự phù hợp với nội dung của sự kiện. 

Để đảm bảo được sự hoàn hảo trong quá trình tổ chức sự kiện hãy đến ngay với công ty Truyền Thông Thành Phố, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TpHCM. Chắc chắn chúng tôi sẽ mang đến những trải nghiệm mới mẻ cho khách hàng và mang đến sự hài lòng trong từng trang thiết bị sự kiện. Vì vậy đừng chần chừ nữa, hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Truyền Thông Thành Phố qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com để tham khảo giá và đặt lịch ngay hôm nay nhé!