Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện và những kinh nghiệm cốt lõi

Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ trên mọi mặt của xã hội hiện nay là sự gia tăng trong nhu cầu tổ chức sự kiện. Đối với mỗi cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp, khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện luôn là một khâu rất quan trọng quyết định rất lớn đến sự thành công của sự kiện đó. Tuy nhiên, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lại thường xuyên gặp khó khăn trong quá trình khảo sát để lựa chọn được nơi tổ chức sự kiện hợp lý. Sau đây, Công ty Truyền thông Thành phố sẽ chia sẻ một vài kinh nghiệm khảo sát nơi tổ chức sự kiện để các đơn vị tổ chức triển khai event thành công nhất. 

Lưu ý trước khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, bên cạnh các yếu tố rất quan trọng như khách mời, nội dung chương trình, đội ngũ nhân viên, tiệc,… không thể thiếu vai trò rất quan trọng của địa điểm tổ chức. Thậm chí, địa điểm tổ chức sự kiện quyết định một nửa quá trình sự kiện được diễn ra. 

Khi mới bắt đầu, việc lựa chọn địa điểm để khảo sát sẽ gặp nhiều khó khăn khi chúng ta chưa xác định được địa điểm như thế nào sẽ phù hợp với sự kiện của mình. Vì vậy, trước khi bắt tay vào khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần nắm được các nội dung cần thiết như:

• Loại hình sự kiện là gì? (khai trương, gala dinner, tổng kết, triển lãm,…)
• Số lượng khách mời tham gia sự kiện
• Ngân sách cho địa điểm tổ chức sự kiện
• Timeline tổng quan của sự kiện.

Sau khi nắm bắt được thông tin trên, bạn sẽ bắt đầu tìm kiếm và khoanh vùng những địa điểm phù hợp. Vì việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện tốn khá nhiều thời gian nên chúng ta nên lựa chọn một vài địa điểm phù hợp và có tiềm năng nhất để khảo sát và tìm hiểu kỹ hơn. 

Những yếu tố cần quan tâm khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

• Di chuyển thuận tiện

Khi lựa chọn bất cứ địa điểm tổ chức sự kiện nào, bạn cần xem xét trước về đường đi và cách di chuyển tới địa điểm đó. Sự kiện nên được tổ chức ở vị trí trung tâm, gần đường lớn hoặc gần những địa điểm đặc thù như bến tàu, xe, những nơi có thể dễ dàng tìm kiếm.

Tuy nhiên, nếu bạn tổ chức một sự kiện dài ngày, hoặc sự kiện đi kèm với du lịch và nghỉ dưỡng, địa điểm có thể là gần sân bay, khách sạn hay bãi biển,… Như vậy cũng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều để đơn vị tổ chức sự kiện sắp xếp nơi lưu trú cho khách phù hợp và thuận tiện.

• Không gian phù hợp và thoải mái

Khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, bạn phải chú ý đến hình thức của sự kiện và xu hướng của khách mời. Từ đó, bạn sẽ lựa chọn được một địa điểm tổ chức sự kiện có không gian đủ rộng để phù hợp với đối tượng, mục đích và quá trình sự kiện diễn ra. Nếu là một sự kiện khai trương, tổng kết thì nên chọn không gian sang trọng, thiết kế tương đối độc đáo; nếu đó là một buổi triển lãm, một bữa tiệc thân mật thì bạn nên chọn những địa điểm đơn giản mà ấm áp để có thể trang trí theo nhiều ý tưởng.

Trên thực tế, không gian tổ chức sự kiện tác động trực tiếp đến cảm hứng và trải nghiệm của người tham dự. Lựa chọn một địa điểm giúp cả đơn vị tổ chức và khách mời cảm thấy thoải mái nhất, giúp sự kiện diễn ra trơn tru chính là thành công của sự kiện đó.

• Cơ sở vật chất và dịch vụ

Một địa điểm với đầy đủ cơ sở vật chất, sự tiện nghi với các dịch vụ đi kèm như âm ly, loa đài, hệ thống âm thanh, ánh sáng, dịch vụ tiệc sẽ là một sự lựa chọn hoàn hảo để tạo ra một sự kiện chuyên nghiệp. Hơn nữa, bạn cũng cần chú ý tới thái độ phục vụ của nhân viên, thiện chí của đối tác để quyết định đó có phải là một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp hay không.

• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện để cân đối ngân sách hợp lý

Mỗi sự kiện được tổ chức đều nằm trong một nguồn ngân sách nhất định. Vì vậy, bạn nên khảo sát kỹ giá cả và dịch vụ mình mong muốn. Số tiền bạn bỏ ra phải phù hợp với ngân sách có sẵn, đồng thời xứng đáng với những dịch vụ mà bạn nhận được. 

Trước khi quyết định lựa chọn địa điểm và ký hợp đồng, bạn nên so sánh chi phí ở một vài địa điểm khác nhau, hoặc tham khảo trên các nền tảng online để có thể có được mức chi phí hợp lý và có lợi nhất cho mình. 

• Đảm bảo an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện

Phương châm “An toàn là trên hết” chính là kim chỉ nam trong mọi hoạt động và trong việc khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ.

Vấn đề an toàn cần được xem xét kỹ lưỡng khi khảo sát địa điểm diễn ra sự kiện để tránh “tiền mất, tật mang” khi xảy ra sự cố. Bạn nên xem xét kỹ các thiết bị phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm, cách liên lạc với công an, bệnh viện, cứu hỏa và công tác ứng phó của địa điểm khi xảy ra tình trạng khẩn cấp. 

Những điều này cần được xác nhận trực tiếp, rõ ràng và đề cập đến trong hợp đồng.

Nếu bạn vẫn đang băn khoăn và còn gặp vấn đề trong quá trình khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty Truyền thông Thành phố qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí, nhằm đem đến những sự kiện thành công và chất lượng nhất cho doanh nghiệp.