Kinh nghiệm lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết nhất

Có thể nói, sự chú ý của khách hàng chính là chìa khóa tạo sự thành công và lợi nhuận trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nên các doanh nghiệp rất chú trọng khi tổ chức sự kiện khai trương. Để cho sự kiện diễn ra thật ấn tượng và độc đáo thì dưới đây là các bước tổ chức lễ khai trương cửa hàng chi tiết nhất cho doanh nghiệp tham khảo. Đừng bỏ qua nhé!

Công việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện khai trương

Xây dựng phương án quảng cáo và marketing

Quảng cáo và marketing cho cửa hàng được xem là một trong những việc làm đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi lên kế hoạch chuẩn bị cho ngày lễ khai trương cửa hàng. Bởi đây còn là hình thức để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng nhất.

Doanh nghiệp có thể quảng cáo, PR hình ảnh, sản phẩm của cửa hàng bằng những cách như:

• Đăng các bài viết quảng cáo trên những trang mạng xã hội nổi bật hiện nay như Facebook, Youtube, Zalo, những trang báo điện tử,…
• Phát tờ rơi ở những địa điểm quanh cửa hàng.
• Kết hợp thiết kế, treo những banner quảng cáo, bảng hiệu ngoài trời để giới thiệu về sự kiện của doanh nghiệp.

Đây là những cách giúp doanh nghiệp quảng bá được thương hiệu, sản phẩm và địa chỉ của công ty giúp doanh nghiệp của bạn được nhiều người biết đến, đặc biệt là những khách hàng tiềm năng và những đối tác tin cậy.

Chọn ngày tổ chức sự kiện khai trương 

Cần phải được lựa chọn trước ngày tổ chức một khoảng thời gian. Chọn ngày phải đảm bảo yếu tố tâm linh, phong thủy và đảm bảo tính thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Bạn có thể lựa chọn những ngày tốt và trùng với những ngày cuối tuần để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách mời tham dự.

Trang trí không gian

Khi trang trí cửa hàng thì cần phải chú ý thể hiện được tên cửa hàng, logo, slogan cũng như những thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng trong sự kiện này.

Vì đây là sự kiện khai trương, doanh nghiệp nên trang trí theo phong cách trang nhã, lịch sự để thuận tiện cho việc tham quan cũng như mua sắm của khách mời. 

Chuẩn bị nhân sự 

Công ty tổ chức sự kiện được thuê cần có sự bố trí, lên kế hoạch và tuyển dụng đầy đủ nhân viên để có thể đảm bảo phục vụ tốt nhất cho  sự kiện.

Lập danh sách khách mời dự kiến

Danh sách tham dự sự kiện khai trương thường có những đại diện doanh nghiệp. Ngoài ra còn có các đối tác, những người nổi tiếng để có thể giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh một cách tốt nhất.

Nhưng để làm tốt điều này thì ban tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ được danh sách cũng như số lượng các khách mời đến tham dự để đón tiếp đón chu đáo và nhiệt tình nhất.

Chuẩn bị những thiết bị và ngân sách cho sự kiện khai trương

Các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, khăn trải bàn,… là những vật dụng không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Tổ chức sự kiện khai trương cũng thế nó rất cần thiết để góp phần tạo không khí cũng như mang đến sự sang trọng cho buổi lễ khai trương.

Ban tổ chức doanh nghiệp cần lên kế hoạch thuê hoặc mua sắm các thiết bị và dụng cụ trước buổi lễ để sự kiện khai trương được diễn ra thuận lợi và không mắc lỗi nào dù là nhỏ nhất.

Ngân sách là một trong những khâu chuẩn bị mà không doanh nghiệp nào được bỏ qua. Việc làm này nên được thiết lập thành một văn bản để đảm bảo những khoản chi tiêu được lên kế hoạch một cách hợp lý nhất. Và cần có những văn bản báo cáo chi tiết và đầy đủ nhất khi gửi lên cấp trên để có kinh phí kịp thời và nhanh nhất.

Lập kịch bản chi tiết khi tổ chức sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương thường sẽ là sự có mặt của những vị khách mời và đại biểu vì thế kịch bản tổ chức cho sự kiện phải đủ các yếu tố như sau:

• Đầu tiên MC cần phải giới thiệu thành phần đại biểu và những vị khách mời đến tham dự lễ khai trương.
• Lời phát biểu của đại diện doanh nghiệp hoặc có thể là quản lý  công ty hay doanh nghiệp đó.
• Các tiết mục văn nghệ giao lưu.
• Lễ cắt băng khai trương và tiếp đón khách mời tham quan và giới thiệu sản phẩm.

Lập phương án dự phòng rủi ro cho sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công thì doanh nghiệp cũng cần phải lên một phương án dự phòng những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra, những phát sinh ngoài ý muốn để đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời và tốt nhất cho sự kiện khai trương của doanh nghiệp.

Bài viết trên là các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng cho doanh nghiệp mà Truyền Thông Thành Phố muốn gửi đến quý doanh nghiệp. Hy vọng giúp doanh nghiệp có một sự kiện khai trương thành công nhất. Nếu như có thắc mắc hay cần tổ chức sự kiện khai trương thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi  qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com