Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thu hút khách hàng

Tổ chức sự kiện ngoài trời trở thành phương án lựa chọn của rất nhiều đơn vị tổ chức, bởi nó có rất nhiều ưu điểm như không gian rộng, thoáng đãng, dễ dàng cho việc bố trí và sắp đặt không gian sự kiện mà không bị gò bó hay nhàm chán. Tuy nhiên, để sự kiện ngoài trời diễn ra thành công, cần phải có một vài kinh nghiệm. Hiểu được điều đó, hôm nay Truyền Thông Thành Phố xin chia sẻ đến cho bạn những thông tin bổ ích và thực sự cần thiết để có thể tạo nên một sự kiện thành công.

Những sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời

Hiện nay, các hoạt động truyền thông, quảng cáo đang phát triển và bùng nổ mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực. Tổ chức sự kiện là một trong những mảng truyền thông quan trọng giúp mang lại hiệu quả cao cho chiến dịch truyền thông.  Tùy thuộc vào ý tưởng, hay mục đích của từng sự kiện khác nhau mà lựa chọn những hình thức tổ chức khác nhau, có thể trong nhà, hay tổ chức sự kiện ngoài trời đều được. 

Dưới đây là những sự kiện có thể được tổ chức ngoài trời:

• Sự kiện âm nhạc ngoài trời
• Tổ chức sự kiện thời trang
• Sự kiện doanh nghiệp thành lập, khai trương,… ngoài trời
• Sự kiện văn hóa, thể thao và du lịch ngoài trời.

Mỗi sự kiện khác nhau sẽ có những yêu cầu và đòi hỏi khác nhau về mặt nội dung, hình thức thể hiện để có thể mang lại sức hấp dẫn cho sự kiện. 

Một số kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Lựa chọn địa điểm tổ chức hợp lý

Địa điểm tổ chức là một trong số những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện đó. Bạn cần lưu ý đến các vấn đề sau để đưa ra được quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức cho hợp lý nhất.

• Nội dung sự kiện ngoài trời đó là gì?
• Khách hàng của sự kiện là những ai?
• Số lượng khách tham gia, diện tích và không gian ngoài trời cần thiết sử dụng là bao nhiêu?
• Địa điểm tổ chức có thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an toàn và có bãi giữ xe hay không?

Bạn cần phải trả lời được những câu hỏi trên và đưa ra lựa chọn địa điểm ngoài trời hợp lý nhất. Lưu ý đến các vấn đề thủ tục hành chính, hay các trường hợp phải xin phép, hoặc thuê địa điểm ngoài trời để đưa ra quyết định hợp lý.

Yếu tố thời tiết

Vì tiệc được tổ chức ngoài trời, do đó vấn đề thời tiết cần được xem xét kỹ càng. Đặc biệt, bạn không nên tổ chức các sự kiện có quy mô lớn ngoài trời, nhất là vào mùa mưa. Còn nếu đã lên kế hoạch chuẩn bị trước, thì bạn cần dự trù trước các trường hợp thời tiết có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng… Cần chuẩn bị áo mưa, dù, ô,… để hạn chế tối đa các hiện tượng xấu của thời tiết ảnh hưởng khách mời tham gia sự kiện.

Vệ sinh và an ninh trong sự kiện

Đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện đặc biệt được chú trọng.

Bạn cần chuẩn bị hoặc thuê một đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết hoặc chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải sự kiện sao cho phù hợp.

An ninh trật tự trong cho sự kiện cũng cần được đảm bảo. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời thì cũng sẽ có phần quy hoạch ranh giới của khu vực sự kiện. Đội an ninh cho sự kiện cũng là cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình đối với khách hàng.

Tổ chức sự kiện ngoài trời có thuận lợi và khó khăn nào?

Tổ chức tiệc ngoài trời đang trở thành xu hướng hot nhất hiện nay. Tuy nhiên, cũng giống như tổ chức ở nhà hàng, tổ chức ở không gian ngoài trời vẫn ẩn chứa những ưu điểm và hạn chế nhất định.

Ưu điểm của sự kiện ngoài trời

Quy mô, số lượng người lớn chính là ưu điểm khi tổ chức ngoài trời. Khó khăn về sức chứa sẽ được giải quyết triệt để, đủ lớn để đáp ứng số lượng khách mời. 

Không gian rộng rãi, thoáng mát và gần gũi với thiên nhiên sẽ mang đến cảm giác thoải mái và dễ chịu hơn cho mọi mọi. Sự kiện ngoài trời được diễn ra ở những nơi có nhiều cây xanh, hồ cá,.. khiến mọi người cảm nhận không khí thiên nhiên trong lành. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời giúp bạn thực hiện đa dạng hoạt động, khiến người tham dự cảm thấy thoải mái hơn. Thay vì ngồi quanh quẩn trong một cái bàn tròn thì tiệc ngoài trời sẽ làm bạn năng động hơn. 

Nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Mối lo về thời tiết là điều bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi tổ chức tiệc ngoài trời. Điều này có thể phá hỏng hoặc trì hoãn sự kiện của bạn.

Ngoài ra, ở không gian quá rộng khiến bạn khó có thể kiểm soát vấn đề an ninh của buổi tiệc, việc gửi xe và vệ sinh bữa tiệc được xem là hạn chế lớn cho các sự kiện ngoài trời.

Trên đây là những thông tin về sự kiện ngoài trời mà Truyền Thông Thành Phố đã chia sẻ đến bạn. Nếu như doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chất lượng, xin hãy vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com để được tư vấn và hỗ trợ về sự kiện sắp tới của doanh nghiệp bạn.