Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện bạn nên biết

Xã hội ngày nay càng phát triển, kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngày càng được gia tăng lên và gần như có mặt trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Tuy nhiên, để tổ chức được một sự kiện thành công không phải là điều đơn giản. Làm sao để biến những ý tưởng trong đầu, trở thành một event quy mô và thành công. Bài viết sau đây, Công ty Sự kiện Thành phố sẽ giải quyết những vấn đề mà các đơn vị tổ chức sự kiện thường xuyên gặp phải, và bí quyết để bạn trở triển khai tổ chức sự kiện thành công.

Những điều bạn cần biết khi tổ chức sự kiện

Với những kinh nghiệm tổ chức sự kiện được hiểu là những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định. Sự kiện có thể chỉ tổ chức 1 lần như lễ khai trương, lễ tổng kết,… hoặc là một chuỗi sự kiện liên tiếp với cùng mục đích như sự kiện bán hàng, chuỗi sự kiện fashion show,…

Tổ chức sự kiện là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cho một sự kiện nào đó. Đơn vị tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trong toàn bộ quá trình sự kiện được diễn ra. Cụ thể:

• Ý tưởng: Phân định loại hình sự kiện sẽ diễn ra.
• Kịch bản: Lên bố cục, thiết lập các hạng mục có trong sự kiện sao cho phù hợp, thời gian bắt đầu, kết thúc và lời thoại của MC.
• Cung cấp nhân sự: Mỗi người trong sự kiện sẽ có với một nhiệm vụ và vai trò nhất định. 
• Tiến hành sự kiện: Đem tất cả những gì đã chuẩn bị lên sân khấu, vận hành chúng chuyên nghiệp và cố gắng tránh sai sót. 

Mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện

Một sự kiện nhằm nhiều mục đích khác nhau, trong đó gồm mục đích của người tổ chức sự kiện, của các nhà đầu tư, tài trợ, của các bên tham gia vào chương trình tổ chức sự kiện,…

Bạn nên phân tách rõ mục tiêu nào được ưu tiên để lên nội dung chương trình phù hợp. Đa phần, những kinh nghiệm tổ chức sự kiện cùng với mục đích được ưu tiên sau:

• Xây dựng và phát triển hình ảnh của thương hiệu, nhãn hàng, sản phẩm,…
• Tạo ra được cái nhìn đúng đắn về hình ảnh, sản phẩm, thương hiệu.
• Hỗ trợ, giúp đỡ, truyền tải nội dung thông điệp và ý nghĩa khác.
• Tổ chức sự kiện tạo cơ hội để doanh nghiệp tìm hiểu thông tin khách hàng, khảo sát khách hàng về chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
• Thiết lập quan hệ chặt chẽ đối với các đối tác làm ăn lâu dài, tạo quan hệ với những đối tác có tiềm năng mới.

Đối với một doanh nghiệp thì việc tổ chức sự kiện chính là hình thức marketing có hiệu quả cao nhất, nhưng cũng tốn nhiều chi phí.

Chia sẻ 5 kinh nghiệm tổ chức sự kiện

1. Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian, địa điểm rõ ràng

Tùy vào từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức sự kiện. Cho nên dẫn đến việc “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi.

2. Kinh nghiệm lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần tỉ mỉ cho nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Cần phải có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

3. Xác định ngân sách giới hạn cho sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả những hạng mục cần thiết để sự kiện được diễn ra một cách tốt đẹp. Bạn đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối để tìm được dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí nhất. 

4. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cần chú ý từng chi tiết nhỏ nhất 

Những sự kiện quan trọng bạn không thể bỏ qua công việc gửi thư mời, lên chi tiết danh sách khách mời. Bạn hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, gọi điện trước cho họ để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia.

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê đơn vị tổ chức chính là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công.

Tuy nhiên, khi bạn chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện, cần quan tâm đến nhiều tiêu chí để chọn cho mình được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín. Cùng với những tiêu chí bao gồm:

• Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.
• Kế hoạch tổ chức sự kiện được chuẩn bị chi tiết, có đề xuất kế phương án dự trù.
• Nên chọn những đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên nghiệp.
• Luôn cập nhật xu hướng mới để tổ chức sự kiện được mới mẻ, thu hút hơn.

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà công ty Dịch vụ Truyền thông Thành Phố đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng với những thông tin trên giúp bạn tổ chức sự kiện luôn thành công. Nếu bạn đang tìm dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín hãy liên hệ với chúng tôi thông qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com“>để nhận tư vấn.