Thành công tốt đẹp với quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Là một trong những phương thức truyền thông hiệu quả bậc nhất hiện nay, tổ chức sự kiện ngày càng được nhiều chủ doanh nghiệp chọn lựa để phát huy tối đa chiến lược kinh doanh và thu hút được lượng lớn khách hàng tiềm năng. Muốn tổ chức sự kiện thành công thì cần phải xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và hợp lý. Cụ thể nên bắt đầu từ đâu? Nếu bạn muốn biết câu trả lời thì hãy theo dõi bài viết này nhé. Truyền thông Thành Phố sẽ bật mí cho bạn quy trình để triển khai một sự kiện chuyên nghiệp ngay sau đây.

Tiếp nhận các yêu cầu về tổ chức sự kiện từ khách hàng

Việc tiếp nhận thông tin và thấu hiểu yêu cầu của khách hàng được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện để giúp bạn hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện hiệu quả. Các yêu cầu này được thể hiện trong trong một bản tóm tắt công việc. Căn cứ vào bảng này để xác định cần phải làm việc gì đầu tiên và thực hiện nó như thế nào. Bản tóm tắt bao gồm những nội dung sau:

• Chủ đề của chương trình
• Mục tiêu sự kiện hướng đến
• Đối tượng khách mời tham dự, số lượng cụ thể
• Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
• Ngân sách dự kiến
• Điểm đặc biệt và nổi bật của sản phẩm, dịch vụ của công ty so với các đơn vị khác.

Quy trình tổ chức sự kiện – Sáng tạo ý tưởng

Sáng tạo ý tưởng là bước tiếp theo bạn cần thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện sẽ làm việc với nhóm thiết kế và phác thảo ý tưởng chủ đạo của chương trình. Sau đó, sẽ phát triển thành các chủ đề sao cho phù hợp với ý tưởng đã đề ra. Đối với các công ty tổ chức event thì ý tưởng chính là điểm tạo nên sự khác biệt giữa các công ty với nhau. Ngoài ra, mỗi ý tưởng không những phải đảm bảo phù hợp với chủ đề và mục tiêu của sản phẩm, dịch vụ của khách hàng mà còn phải thật khác biệt, độc đáo để thu hút và tạo dấu ấn với khách tham dự.

Quy trình thiết kế sự kiện – Lập kế hoạch thiết kế sự kiện

Trong quy trình tổ chức sự kiện, các ý tưởng sau khi được hình thành sẽ được tổng hợp và triển khai thiết kế trên bản proposal để giúp khách hàng có cái nhìn tổng quát về nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dung chương trình. Bao gồm các vấn đề sau:

• Xác định chủ đề
• Phân tích và đưa ra đề xuất về địa điểm tổ chức
• Lựa chọn thời gian tổ chức và diễn ra chương trình
• Đề xuất nhân sự tham gia
• Thiết kế hình ảnh cho chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết như các hoạt động diễn ra trong chương trình, thời gian mỗi hoạt động như thế nào,…

Sau khi giải quyết hết tất cả các vấn đề này, công ty tổ chức sự kiện sẽ lên bảng báo giá cho mỗi hạng mục, dịch vụ và gửi đến khách hàng để lấy phản hồi, điều chỉnh.

Quy trình tổ chức sự kiện – Lên kế hoạch triển khai, tổ chức sự kiện

Bước thứ 4 của quy trình tổ chức sự kiện là lên kế hoạch triển khai, tổ chức sự kiện. Đây là quá trình thực hiện các hạng mục theo kế hoạch đã đề ra. Bao gồm các công việc sau:

• Thời gian chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành các chi tiết hạng mục
• Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan
• Sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực thực hiện chương trình
• Nhà cung cấp thiết bị cho sự kiện
• Phân tích những rủi ro có thể xảy đến trong quá trình tổ chức và lên kế hoạch bố trí phương án dự phòng
• Theo dõi, cập nhật các chi phí phát sinh
• Tiến hành chạy chương trình, xử lý kịp thời các vấn đề sai sót (nếu có phát sinh).

Hoàn tất tổ chức sự kiện và tổng kết dự án

Cuối cùng, tóm gọn lại quy trình tổ chức sự kiện là bước tổng kết dự án. Sau khi chương trình kết thúc, công ty tổ chức sự kiện cần:

• Tổng hợp tất tần tật các tài liệu liên quan đến dự án để làm cơ sở dữ liệu, tham khảo cho các chương trình sự kiện sắp tới
• Thống kê tất cả các chi phí thực hiện, chi phí phát sinh và kết xuất gửi đến khách hàng
• Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng cho khách
• Báo cáo tổng kết chi phí, lợi nhuận thu được từ dự án
• Họp, chia sẻ để rút kinh nghiệm cho những dự án sắp tới thành công hơn
• Khép lại dự án.

Như vậy, một công ty tổ chức event muốn làm nên thành công của một sự kiện và tạo được sự hài lòng của khách hàng thì cần phải thực hiện chỉn chu, bài bản các quy trình tổ chức sự kiện. Hy vọng bài viết này của Truyền thông Thành Phố sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho bạn. Nếu bạn đang tìm công ty tổ chức sự kiện truyền thông uy tín, chất lượng, vui lòng liên hệ với công ty Truyền thông Thành Phố qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com để được hỗ trợ nhanh nhất.