Vai trò và quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 

Để đánh bóng tên tuổi thương hiệu hay một sản phẩm nào đó, họ thường chọn cách tổ chức sự kiện riêng biệt với mong muốn để có thể được gặp gỡ, trao đổi hay giao lưu với bạn hàng, đối tác, lập kế hoạch tổ chức sự kiện nhằm thúc đẩy thông tin hai chiều làm tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Vậy kế hoạch tổ chức sự kiện gồm những gì? Hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Vai trò của kế hoạch tổ chức cho sự kiện

Việc lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng như sau:

• Cho phép công ty tổ chức sự kiện hình dung được hệ thống và chi tiết các hạng mục công việc nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm thực hiện tốt các nội dung sẽ có trong sự kiện.
• Xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai hạng mục công việc. Từ đó đảm bảo tiến độ cho việc chuẩn bị và triển khai thực hiện sự kiện.
• Xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; nên nó chính là cơ sở chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát cũng như đánh giá kết quả.
• Xác định được những sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng và khắc phục điều này và chủ động tiến hành những biện pháp khắc phục khi có vấn đề phát sinh.

Sơ lược các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện cơ bản

Bước 1: Xác định loại, mục đích cho kế hoạch tổ chức sự kiện

• Xác định được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: lễ khai trương – khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm mới hay hội nghị khách hàng,… Khi bạn đã xác định được loại sự kiện bạn muốn làm; bạn sẽ biết chính xác các hạng mục mà bạn cần phải làm.
• Xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Đây là một khâu  quan trọng. Bạn cần phải có mục đích và mục tiêu cụ thể để có thể lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.

Bước 2: Xác định đối tượng của sự kiện

Với nhóm đối tượng tham gia cho sự kiện: MC, PG, PB, thi công trang trí, nhóm nghệ thuật, múa hát, …cần chuẩn bị kỹ kịch bản; lời dẫn MC, nhân sự và trong quá trình tổ chức cần phải giám sát chương trình cẩn thận.

Xác định nhóm đối tượng tham dự sự kiện: đây chính là khách mời của sự kiện và những khách qua đường ghé thăm. Bạn cần chắc chắn lượng khách mời nào sẽ tới tham dự, hãy gửi thư mời trước sự kiện khoảng một tuần cho khách và trước 2 ngày diễn ra sự kiện nên gọi điện để xem phản hồi của khách mời để chốt danh sách.

Bước 3: Xây dựng thông điệp sự kiện

“Thông điệp sự kiện” không đơn thuần chỉ là thông điệp cho buổi sự kiện mà chính là thông điệp truyền thông sẽ theo suốt các sản phẩm/dịch vụ đến vòng đời cuối cùng của nó. Vì vậy mà doanh nghiệp phải xây dựng một thông điệp truyền thông rõ ràng.

Mỗi sự kiện sẽ hướng tới một chủ đề nhất định, bạn có thể tận dụng vào những dịp lễ tết, ngày kỷ niệm… để kết hợp với thông điệp của sự kiện để truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung.

Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi lên được thông điệp cho sự kiện; bạn cần xác định được thời gian và nơi tổ chức sự kiện. Bởi vì thời gian và địa điểm sẽ được ghi ở giấy mời dành cho khách mời và trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện.

Bước 5: Xây dựng chương trình tổ chức

• Xây dựng khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, càng tỉ mỉ càng tốt. Việc xây dựng khung chương trình dựa trên các tư liệu có sẵn.
• Lên kế hoạch viết cho kịch bản (cách sáng tạo kịch bản tổ chức sự kiện); làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, thiệp mời, thiết kế sân khấu…
• Liên lạc và chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị đầy đủ cho chương trình.

Bước 6: Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện có nhiều người biết đến và tham dự thì bạn cần phải lên kế hoạch truyền thông cho nó.

• Xác định phương pháp sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động.
• Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm việc phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email,….
• Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho những yêu cầu thông tin công khai trên các sự kiện.
• Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức.

Bước 7: Phân tích ngân sách

Dựa vào tất cả những yếu tố trên và các hạng mục cần làm; bạn nên đi khảo sát giá cả thực tế như thế nào, để lên được bảng dự trù kinh phí sự kiện tốt nhất. Nếu kinh tế hạn hẹp, bạn cần rà soát lại các hạng mục; nếu thay đổi hay bớt được hạng mục nào thì giảm thiểu đi.

Bước 8: Xác định tiến trình thực hiện chương trình sự kiện

Việc xác định tiến độ thực hiện thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện cũng như giúp cho buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.

Trên đây là những bước cơ bản để lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Ngoài ra, tùy thuộc vào mục đích và ý tưởng của mỗi công ty, tổ chức nên sẽ có những điều chỉnh khác nhau sao cho phù hợp với cơ chế hoạt động của họ. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy đến với Công ty TNHH Dịch vụ Truyền thông Thành Phố qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.comđể được tư vấn trực tiếp nhé!