Vai trò và tầm quan trọng của giấy phép tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là hoạt động thường xuyên diễn ra ở các công ty, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp, một sự kiện được tổ chức không chỉ đơn giản là lên kế hoạch rồi thực hiện mà cần phải có giấy phép tổ chức sự kiện.

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp còn chưa nắm rõ về các văn bản pháp luật và hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện khiến rất nhiều chương trình bị ảnh hưởng. Vậy làm thế nào để sự kiện được tổ chức một cách hợp pháp? Công ty Truyền thông Thành phố sẽ cung cấp cho các bạn thông tin đầy đủ nhất về tầm quan trọng cũng như quy trình xin giấy tổ chức sự kiện.

Vai trò của giấy phép tổ chức sự kiện

Giấy phép tổ chức sự kiện thể hiện sự hợp pháp của sự kiện mà doanh nghiệp đang tổ chức, sẽ giúp sự kiện diễn ra nhanh, thuận lợi, tiết kiệm thời gian và tránh được những rủi ro không đáng có. Do đó, đây là bước không thể bỏ qua trước khi tổ chức một event của một doanh nghiệp. 

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện cần những gì?

Bạn không cần phải băn khoăn hơn về hồ sơ cấp phép tổ chức sự kiện bao gồm những giấy tờ gì, sau đây là hồ sơ Truyền thông Thành phố mời bạn tham khảo qua:  

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện do đơn vị tổ chức sự kiện đứng tên.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng tổ chức sự kiện với khách hàng (nếu có).
• Những nội dung cơ bản của sự kiện: kịch bản, khách mời, danh sách người tham dự, bài phát biểu,… và các tài liệu liên quan 
• Giấy ủy quyền của cá nhân/ doanh nghiệp cho đơn vị tổ chức sự kiện.
• Hợp đồng sử dụng địa điểm tổ chức sự kiện.

Lưu ý, đối với mỗi loại sự kiện khác nhau, cần cung cấp thêm các giấy tờ liên quan cần thiết khác nhau, cụ thể:

• Đối với chương trình ca nhạc, nghệ thuật, cần có giấy chứng nhận đã đóng tiền bản quyền.
• Đối với chương trình giới thiệu sản phẩm thì cần cung cấp thêm giấy công bố chất lượng tiêu chuẩn của hàng hóa đó.
• Những  chương trình, sự kiện có bán vé thì cần ghi rõ các hạng vé và bảng giá.

Quá trình xin giấy phép tổ chức sự kiện diễn ra như nào?

Các bước cơ bản khi xin cấp phép tổ chức sự kiện:

• Bước 1: Hoàn thành hồ sơ xin cấp phép theo quy định.
• Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền.
• Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền bắt đầu  xem xét, giải quyết hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu sẽ tiến hành cấp phép cho đơn vị tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật.
• Bước 4: Nhận giấy xin tổ chức sự kiện từ cơ quan có thẩm quyền.

Những sự kiện cần xin giấy phép

Không phải tất cả các sự kiện diễn ra đều cần xin giấy phép. Những sự kiện nhỏ, thân mật như sinh nhật, lễ kỷ niệm, lễ cưới, thôi nôi không cần thiết phải xin giấy phép. 

Trái lại, tất cả các sự kiện của doanh nghiệp, tổ chức đều phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền như: Họp báo ra mắt sản phẩm, trình diễn thời trang, hội nghị, hội thảo, các cuộc thi trên mọi lĩnh vực,..

2 điều cần chú ý khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

• Nơi tiếp nhận hồ sơ

Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, các đơn vị cần nắm rõ nơi tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện để không tốn thời gian, công sức, tiền bạc.

Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện bao gồm: Sở VHTT và DL, Cục nghệ thuật biểu diễn, Uỷ ban Nhân dân các cấp. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ đến các cơ quan đặc thì như Cục sở hữu trí tuệ, Bộ công thương,…

• Thời gian nộp hồ sơ

Đối với các sự kiện, thời hạn nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức thường là 10 ngày trước ngày diễn ra sự kiện. Với một số sự kiện đặc biệt như trình diễn thời trang, trang phục biểu diễn cần được duyệt phác thảo trước khoảng 30 ngày.

Có thể nói, tổ chức ra một sự kiện thành công và hoàn hảo không phải là một điều dễ, đó là một quá trình chuẩn bị, nỗ lực thực hiện của cả một ekip từ việc lên kế hoạch, xin giấy phép tổ chức sự kiện cho đến chạy sự kiện. Công ty Truyền thông Thành phố với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong lĩnh vực này, sẵn sàng đem đến cho bạn những dịch vụ tổ chức trọn gói giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra. Liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com