Quy trình của tổ chức sự kiện như thế nào? Mục đích của tổ chức sự kiện đối như thế?nào?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào?

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.

Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện

• Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư
• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
• Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
• Chuẩn bị tổ chức bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
• Xúc tiến và quảng bá sự kiện

Giai đoạn thực hiện sự kiện

• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
• Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
• Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
• Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

Kết thúc sự kiện

• Xúc tiến và quảng bá sự kiện
• Tạo mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị tài chính trong tổ chức
• Chăm sóc khách hàng

Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …

Vai trò của tổ chức sự kiện

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với Sự Kiện Thành Phố qua số hotline 089 6633 323 để được tư vấn miễn phí nhé.