Xin Phép Tổ Chức Sự Kiện

Trước khi bước vào giai đoạn tổ chức sự kiện nào đó, điều cần thiết là phải xin phép tổ chức sự kiện. Điều này ảnh hưởng trực tiếp, quyết định tới sự thành bại của một sự kiện. Mọi nỗ lực, công sức và kế hoạch sẽ trở thành hoài công nếu như chương trình bỏ qua giai đoạn này. Bài viết dưới đây xin chia sẻ chi tiết những điều cần lưu ý giúp bạn có một chương trình suôn sẻ và thành công hơn.

Những sự kiện nào cần xin phép tổ chức sự kiện?

Pháp luật hiện nay quy định rất rõ ràng về các thủ tục xin phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, do thiếu hiểu biết, nhiều nhà tổ chức còn chưa am hiểu về các quy định. Khi không có kinh nghiệm làm thủ tục, các đơn vị sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thời gian kéo dài mà chi phí lại khá tốn kém.

Vậy những sự kiện nào cần cấp phép trước khi tổ chức sự kiện? Cụ thể, khi các sự kiện lớn hơn hoặc bằng 3 người đều cần phải có giấy phép. Được sự chấp thuận của cấp quản lý, chính quyền địa phương, cơ quan có thẩm quyền… thì sự kiện đó mới được phép tổ chức.

Giấy tờ xin phép tổ chức sự kiện phải được chuẩn bị như thế nào?

Phần giấy tờ xin phép tổ chức sự kiện là nội dung rất quan trọng, đòi hỏi nó phải đúng thực tế, do người có chuyên môn đảm nhiệm, mang thông điệp và ý nghĩa tích cực. Cụ thể:

• Đơn xin phép tổ chức sự kiện phải đứng tên công ty xin phép, gồm có: chủ đầu tư, thời gian, địa điểm, ghi rõ ràng là không bán vé đối với những chương trình không bán vé, danh mục nội dung chương trình và người biểu diễn đầy đủ.
• Giấy phép đăng ký kinh doanh của chủ tổ chức sự kiện và chủ đầu tư. Mỗi bộ 2 bản.
• Kịch bản có nội dung rõ ràng, chính xác so với lúc diễn ra sự kiện. Kịch bản phải có đóng dấu treo và do chính chủ đầu tư soạn, ký tên.

• Danh mục các ca khúc tham gia biểu diễn trong sự kiện: Ghi rõ ràng từng bài hát in thành 2 tờ có chữ ký và con dấu từ chủ đầu tư.
• Hợp đồng thuê địa điểm: Bao gồm 4 bộ do chính bên người bán dịch vụ soạn nội dung.
• Công văn tổ chức sự kiện (nếu có): Những chương trình có lực lượng địa phương, văn công hay quân nhạc tham gia thì cần phải có giấy xin phép và được cho phép.
• Giấy tờ xác minh đã đóng tiền quyền ở cục tác quyền.
• Có đầy đủ: Hóa đơn VAT, phiếu thu tiền và đóng tiền, hợp đồng với cục chứng minh đã đóng tiền và chủ đầu tư.
• Có đầy đủ những loại giấy tờ sau, bao gồm:
• Giấy ủy quyền
• Công văn chứng minh đã xin phép tổ chức sự kiện và được cho phép
• Kịch bản khung
• Danh mục tất cả các bài hát và tiết mục biểu diễn
• Hợp đồng đặc biệt (nếu có đối với các chương trình đặc biệt)
• Giấy tờ chứng minh thuê/mướn địa điểm và đã được sự đồng ý
• Giấy phép đăng ký kinh doanh.

Ngoài ra, trong các trường hợp cụ thể, sự kiện có thể phát sinh thêm một số vấn đề. Lúc này, cần có các loại giấy xin phép tổ chức sự kiện riêng, linh hoạt trong đa dạng các trường hợp. Tuy nhiên, các loại giấy tờ trên chỉ là những loại cơ bản nhất. Đối với từng sự kiện khác nhau thì cần có thêm nhiều loại giấy tờ khác nhau phải bổ sung.

Hướng dẫn soạn giấy tờ 3 sự kiện phổ biến nhất

1. Tổ chức biểu diễn thời trang

• • Đơn xin phép trình diễn thời trang
  • Danh sách người mẫu
  • Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn (tối thiểu 30 ngày trước khi chương trình diễn ra)
  • Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước khi chương trình diễn ra)
  • Hợp đồng địa điểm tổ chức

2. Tổ chức họp báo

• • Đơn xin phép họp báo
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
  • Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)
  • Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ)

3. Tổ chức biểu diễn ca nhạc

• • Đơn xin phép: Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không
  • Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
  • Hợp đồng địa điểm
  • Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
  • Bản ghi lời bài hát
  • Hồ sơ passport của nghệ sĩ nước ngoài nếu chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sĩ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn
  • Thời gian cấp: 7 ngày (không kể ngày nghỉ)

Những lưu ý cần thiết khi xin phép tổ chức sự kiện

Trước khi xin phép tổ chức sự kiện, chủ thể tổ chức sự kiện và những người có liên quan cần phải lưu ý các vấn đề cơ bản sau:

• Dự trù các trường hợp phát sinh

Vấn đề phát sinh là những sự việc không có trong kịch bản, ngoài tầm kiểm soát và trách nhiệm của mỗi người. Khi có vấn đề phát sinh xảy ra, chỉ có sự linh hoạt, khả năng ứng biến cao mới có thể đối phó được. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi thứ cũng có thể ứng biến tốt đẹp.

Khó khăn nhất là các vấn đề liên quan tới giấy tờ có thể diễn ra. Bởi quá trình chờ chứng thực và xác nhận vốn dĩ mất rất nhiều thời gian. Chưa kể khi sự kiện diễn ra vào các ngày nghỉ lễ, thứ 7, chủ nhật… chuyện gấp rút xin giấy phép để chạy chương trình là điều bế tắc. Chính vì vậy, dự trù trước các trường hợp có thể xảy ra là điều rất cần thiết.

• Có một hiểu biết vững chắc về những cơ quan cấp phép

Nắm rõ cách thức hoạt động, xin giấy phép tổ chức sự kiện rất quan trọng. Ví dụ như, bạn phải tường tận những điều như: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chỉ nhận hồ sơ vào buổi sáng, trả hồ sơ vào buổi chiều, thời hạn giải quyết cho mỗi bộ hồ sơ là 2 ngày. Nếu đơn vị tổ chức không biết rõ các vấn đề này sẽ tốn rất nhiều thời gian, ảnh hưởng tới chất lượng chương trình.

• Có nên sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện không?

Nếu bạn là người thiếu kinh nghiệm trong việc xin phép tổ chức sự kiện thì lời khuyên là nên sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện. Nhờ vậy, bạn có thể học hỏi kinh nghiệm từ những người làm dịch vụ. Từ đó, mọi vấn đề đều có thể giải quyết nhanh chóng, gọn gàng. Với những đơn vị chuyên nghiệp như công ty Dịch vụ Tổ chức sự kiện Thành Phố thì bạn hoàn toàn không cần lo xảy ra bất cứ trục trặc nào. Để kết nối với đơn vị uy tín này nhờ tổ chức sự kiện, bạn có thể liên hệ qua Hotline: 0934547169 Email: info@truyenthongthanhpho.com

Như vậy, vấn đề xin phép tổ chức sự kiện không hề đơn giản. Bạn cần có một kinh nghiệm vững chãi trước khi một mình tiến hành, tổ chức. Hãy liên hệ và trải nghiệm dịch vụ của công ty TNHH Dịch vụ Tổ chức sự kiện Thành Phố khi cần thiết bạn nhé! Chúc bạn có buổi tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp!