Từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thị, xúc tiến, quảng bá có hiệu quả. Thông qua tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những hình ảnh, sản phẩm, chiến lược kinh doanh đến tận tay khách hàng.
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Để có thể tổ chức sự kiện thành công bạn cần phải làm theo các bước sau:
Trước khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Mọi loại hình sự kiện từ lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới, khởi công – động thổ… đều cần có những thông tin sau:
Chủ đề chính của chương trình
Mục tiêu tổ chức
Thông điệp của sự kiện
Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
Thời gian tổ chức
Ngân sách dự kiến
Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện, họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
Xây dựng ý tưởng mới lạ
Một số vấn đề cần quan tâm khi nên kế hoạch tổ chức gồm:
Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
Phương thức vận chuyển: ô tô
Ngân sách sự kiến
Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
Đây là lúc bạn sẽ cần liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…Người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.
6. Dàn dựng sự kiện
Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.
7. Tiến hành thực hiện sự kiện
Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.
8. Kết thúc sự kiện
Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.
Kết thúc sự kiện
Mong rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm cách để tổ chức sự kiện vô cùng hot trong thời gian gần đây. Chúc bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ!
Treo băng rôn – treo cờ phướn đã không còn xa lạ gì với người dân Việt Nam từ thành thị đến nông thôn. Từ các băng rôn dịp lễ tết, đại hội đảng ủy cho đến các dự án bất động sản hay quảng cáo sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp, … […]
Xin giấy phép quảng cáo là thủ tục bắt buộc phải có để thực hiện các chương trình quảng cáo ngoài trời. Tuy nhiên không phải loại hình quảng cáo nào cũng đều có thể xin được giấy phép. Để xin được giấy phép quảng cáo phải trải qua rất nhiều thủ tục và nhiều […]
Để có thể đăt một tấm biển quảng cáo, doanh nghiệp cần tiến hành nhiều thủ tục về xin giấy phép quảng cáo ngoài trời chứ không phải đơn giản chỉ là thiết kế và đặt biển. Vậy xin giấy phép quảng cáo ngoài trời ở đâu? Cần chuẩn bị các thành phần thủ tục, […]
Đời sống xã hội phát triển kéo theo các dịch vụ kinh doanh, quảng cáo cũng có nhiều bước tiến mới. Việc treo băng rôn, cờ phướn quảng cáo hiện vẫn nằm trong top những phương tiện được nhiều nhà đầu tư ưa chuộng nhờ chi phí thấp, phù hợp để quảng cáo cho nhiều […]
